Vos comptables sont systématiquement surchargés les six premiers mois de l’année, car vous devez préparer vos états financiers pour tenir les AG, traiter les PV, envoyer les décomptes de régularisation afin de ne pas manquer de trésorerie pour vos immeubles.
En externalisant ponctuellement certaines taches, vous pourrez faire face à vos pics d’activité au meilleur coût, sans avoir recours à l’intérim…
États financiers pour les convocations aux AG
- Nous réalisons le pré-contrôle du Relevé de Dépenses et de la Balance, l’analyse et la préparation des Annexes SRU, l’édition des décomptes de projets de répartition
- Nous vous fournissons ensuite un rapport détaillé qui facilite la présentation des comptes aux copropriétaires
Fiche de liaison comptable des décisions prises en AG
- Nous traitons les corrections demandées lors de l’approbation des comptes, la modification des budgets votés pour les opérations courantes, la création des budgets pour les travaux votés, la comptabilisation des soldes de répartition et l’édition des décomptes de régularisation
- Une fiche de liaison comptable vous est ensuite fournie pour le suivi des incidences comptables de vos PV d’AG.
Appels de fonds (provisions pour le budget ordinaire, les avances, les travaux..
- Nous vérifions que les budgets intégrés à votre logiciels sont conformes aux décisions de la dernière assemblée générale
- Nous préparons et éditons les décomptes d’appels de fonds pour le budget ordinaire sur une fréquence trimestrielle et les travaux en fonction de l’échéancier voté en AG ou communiqué par le gestionnaire de l’immeuble.
Pré-états datés et des états datés
- Nous vérifions que toutes les informations qui permettent de calculer les sommes dues par le copropriétaire vendeur seront bien prises en compte (solde, appels de fonds devenus exigibles avant la date de la vente, etc…) dans le document à transmettre
- Nous vérifions que toutes les informations qui doivent être intégrées au Pré-Etat daté ou à l’Etat daté seront bien prises en compte (Assurance de l’immeuble, Procédure en cours, Emprunt en cours, Diagnostiques Amiantes, plomb, etc…)
- Nous préparons le document à transmettre au vendeur et vous le transmettons pour expédition.
Prélèvements copropriétaires
- Nous enregistrons et/ou préparons les coordonnées bancaires et le mandat SEPA destiné au copropriétaire qui souhaite se faire prélever
- Lorsque votre logiciel le permet, nous vous assistons dans la préparation des fichiers de prélèvement à transmettre à vos banques
Réponses aux demandes comptables reçues par mail ou courrier
- Nous traitons dans un délai garanti d’une heure à un jour ouvrable les questions posées par certains copropriétaires lorsqu’ils reçoivent leurs décomptes d’appels de fonds ou de régularisation
- Nous transmettons ensuite ces réponses à vos équipes afin qu’elles puissent les transférer à vos copropriétaires
